Bantuan Alur Proses
Cara Kerja Sistem TMM
Dari mendaftarkan lembaga mitra, merekrut dan melatih kandidat, sampai pemagang bekerja di Jepang dan kembali pulang. Setiap fase di bawah menaut ke layar yang mengerjakannya.
TMM-Recruitment
LPK (lpk-penyangga)
TMM-Training
TMM-Documentation
TMM-Accounting
Management
Alur Proses Utama
graph LR
A["1. Rekrutmen Kandidat"] --> B["2. Pelatihan Trainee"]
B --> C["3. Dokumen & Keberangkatan"]
C --> D["4. Pemagangan di Jepang"]
D --> E["Purna Pemagang"]
S["Pemangku Kepentingan"] -.-> A
S -.-> D
K["Keuangan"] -.-> B
K -.-> C
O["Order Pemagangan dibagikan ke LPK"] --> A
D --> O
style A fill:#e8ecfd,stroke:#667eea
style B fill:#e0f2f7,stroke:#2193b0
style C fill:#e0f5f1,stroke:#11998e
style D fill:#fdf0dd,stroke:#f7971e
style E fill:#eeeeee,stroke:#616161
style O fill:#fff3cd,stroke:#f7971e,stroke-dasharray: 4 3
Alurnya bukan garis lurus. Order pemagangan dari organisasi penerima dibagikan ke LPK penyangga, dan dari situlah rekrutmen kandidat berikutnya dimulai — sehingga fase terakhir mengalir kembali ke fase pertama.
1
Siapkan Pemangku Kepentingan
Daftarkan setiap organisasi mitra sebelum ada order apa pun.
1a
LPK — Lembaga Pelatihan Kerja送り出し機関
Lembaga di Indonesia yang mencari dan melatih kandidat. Admin mendaftarkannya; lembaga itu sendiri yang kemudian mengaktifkan akunnya.
- Admin mengisi data lembaga dan nama pengguna yang akan dipakainya.
- Direkturnya mengklik tautan verifikasi yang dikirim lewat email, berlaku 24 jam.
- Direktur menetapkan kata sandi — barulah akunnya aktif.
- Jika tautannya kedaluwarsa atau tidak pernah sampai, tombol Kirim Ulang Email Verifikasi mengirimkan yang baru.
1b
AO — Organisasi Penerima受入機関
Perusahaan di Jepang yang akan menerima pemagang. Catat profil dan jenis pekerjaan yang dibutuhkan.
1c
Kumiai — Asosiasi Koperasi協同組合
Koperasi pengawas yang menjembatani organisasi penerima dengan pihak pengirim.
1d
Lembaga Pendukung Keterampilan Khusus登録支援機関
Untuk jalur Specified Skilled Worker — lembaga pendukung terdaftar.
2
Membuat Order Pemagangan dan Membagikannya
Lowongan di Jepang, ditawarkan ke lembaga yang dapat mengisinya.
2a
Buat Pesanan Pemagangan求人
Berapa orang yang dibutuhkan, kategori pekerjaannya, bulan keberangkatannya, serta koperasi dan organisasi penerima yang terkait.
2b
Bagikan Order ke LPKオーダー共有
Tawarkan order ke satu atau beberapa lembaga agar mereka mulai merekrut untuk order itu. Masing-masing dikirimi rincian order lewat email, dan menariknya kembali juga mengirim email lagi.
- Halaman order menampilkan siapa saja yang menerimanya, apakah emailnya sampai, dan siapa yang membagikannya.
- Menarik order dari sebuah lembaga akan memberi tahu mereka; catatan penawarannya tetap tersimpan.
Hanya tmm-recruitment dan administrator yang dapat membuat, mengubah, menghapus, membagikan, atau menarik order. Peran lain dapat melihat order dan daftar penerimanya, tetapi tidak dapat mengubahnya.
3
Rekrutmen dan Seleksi
Lembaga mencari kandidat dan menjalankan proses seleksinya.
3a
Masukkan setiap pelamar beserta data pribadi, keluarga, pendidikan dan pengalaman, lalu unggah dokumennya.
3b
Tes fisik, penilaian, wawancara, dan pemeriksaan kesehatan bersama-sama memberi gambaran kesiapan tiap kandidat.
- Kandidat yang lulus dipromosikan dan menjadi trainee.
4
Pelatihan
Bahasa Jepang, kompetensi kerja, dan budaya, dalam bentuk angkatan.
4a
Angkatan dan Modul Pelatihan研修
Kelompokkan trainee ke dalam angkatan dan daftarkan mereka pada modul pelatihan.
4b
Nilai dan Sertifikat成績・修了証
Nilai harian dan nilai ujian dicatat, sertifikat diterbitkan, dan trainee yang lulus dipromosikan menjadi pemagang.
5
Dokumen dan Keberangkatan
Semua yang harus lengkap di atas kertas sebelum tiket dipesan.
5a
Berkas yang harus dilengkapi tiap trainee, dipantau lewat checklist.
5b
Paspor, Kesehatan, COE dan Visa在留資格・ビザ
Rekaman paspor, pemeriksaan kesehatan pra-keberangkatan, lalu certificate of eligibility dan visa.
5c
Tiket dan Keberangkatan出発
Penerbangan dipesan dan berkas keberangkatan disusun.
6
Pemagangan di Jepang, dan Kepulangan
Bekerja di organisasi penerima, dipantau sampai selesai.
6a
Pemagang bekerja di organisasi penerima sesuai order. Dokumen, sertifikasi, dan perkembangannya dicatat sepanjang masa itu.
6b
Setelah penempatan berakhir, alumninya dikelola sebagai purna pemagang.
Area Pendukung
KeuanganBerjalan berdampingan dengan pelatihan dan keberangkatan
Cicilan trainee, jurnal, bagan akun, dan laporan keuangan.
Administrasi SistemSiapa saja yang ada, dan apa yang boleh mereka lakukan
Pengguna, peran, menu, izin akses, dan log audit.
Siapa Boleh Melakukan Apa
- Order pemagangan — hanya tmm-recruitment dan administrator yang dapat membuat, mengubah, menghapus, membagikan ke LPK, atau menarik pembagiannya. Peran lain tetap dapat melihat order dan daftar LPK yang menerimanya, tetapi tidak dapat mengubahnya.
- Informasi masuk LPK — nama pengguna sebuah LPK hanya terlihat oleh administrator dan oleh LPK itu sendiri. Kata sandi tidak pernah ditampilkan di mana pun; disimpan ter-hash dan tidak dapat dibaca kembali.
- Selebihnya mengikuti izin peran Anda. Bila sebuah halaman menolak akses, pesannya menyebutkan akun dan peran Anda — sampaikan itu ke administrator.
Cara Menggunakan Sistem
- Gunakan menu di bagian atas layar untuk membuka tiap modul, atau klik tautan pada fase di atas.
- Setiap halaman daftar memiliki filter kolom, pencarian, dan tombol ekspor.
- Tombol bantuan Alur Proses pada tiap modul menjelaskan alur kerja modul itu secara detail.
- Bahasa dapat diubah kapan saja lewat pemilih bahasa; halaman ini dan seluruh antarmuka mengikutinya.